Organiseer uw bureau en werk efficiënter
Een optimale organisatie van het bureau is belangrijk om het dagelijks leven op kantoor of zelfs in het thuiskantoor zo efficiënt en gemakkelijk mogelijk te maken. Het is niet zonder reden dat men het er voortdurend over heeft dat orde de helft van het leven is. Wie in chaos leeft, is immers vatbaarder voor stress en angst, wat op den duur zijn tol kan eisen van het lichaam en de werkmoraal. Door uw bureau te organiseren, kunt u dit alles vermijden.
Daarom is het belangrijk het kantoor te organiseren en een eigen structuur aan te brengen. Er zijn mensen die een talent hebben om zich te organiseren en van nature orde scheppen in hun werkomgeving. Voor wie niet tot deze mensen behoort, is onze blogpost over het onderwerp "Je bureau organiseren" geschikt.
Bij Fotoalben Discount zijn wij gespecialiseerd in het op maat maken en bijzonder maken van uw herinneringen in de vorm van foto's. U vindt er niet alleen fotoalbums, gastenboeken en unieke lijsten, maar ook tips en trucs voor het organiseren van uw kantoorbenodigdheden om altijd productief te zijn.
Belettering is het toppunt - Betere kantoororganisatie
Om te beginnen met het organiseren van uw bureau is het belangrijk een basisstructuur op te zetten. Dit betekent dat je een routine moet krijgen in je kantoorroutine. In deze routine bepaal je een tijd die je gebruikt om to-do-lijstjes te maken, prioriteiten te stellen en ze stap voor stap af te werken. Uw to-dos bepalen ook hoe u uw bureau optimaal moet organiseren.
Last but not least, documenten en papieren maken deel uit van je werk. Het is belangrijk dat uw documenten niet doelloos of willekeurig rondslingeren, want dat belemmert de organisatie van uw bureau op lange termijn. Een goede organisatie op kantoor begint daarom met het op een verstandige manier labelen van de documentmappen en bestanden die u hebt. Het is belangrijk dat u de etikettering van de mappen en laden aanpast wanneer u ze verandert, zodat u uzelf niet in verwarring brengt of verdwaalt in uw eigen structuur.
Een ander punt voor een verstandige organisatie op kantoor is het onmiddellijk afwerken van kleine taken. Hoe meer kleine taken je op je bureau legt, hoe chaotischer je werkdag en je verblijf op kantoor worden. Een e-mail kan snel worden beantwoord en het telefoontje voor een vraag is ook snel gedaan. Dit maakt de opslagruimte leeg en de organisatie van het bureau wordt gemakkelijker.
U moet ook vermijden alle belangrijke gedachten en notities op post-its te schrijven. Veel kleine stukjes papier zijn verwarrend en je vergeet snel welke gedachten je had en wat er al gedaan is. Om uw bureauorganisatie te perfectioneren, is het dus zinvoller om een to-do-boek te maken waarin u al uw taken opschrijft en doorstreept wanneer ze klaar zijn.
Stap voor stap, organiseer het bureau
Bij het werken op kantoor hebben mensen de neiging om verschillende taken tegelijk uit te voeren. Dit moet echter worden vermeden omdat het kan leiden tot chaos op het bureau. Daarom is het zinvoller om als bureauorganisatie te oefenen met singletasking en alle taken individueel af te werken. Dit bespaart u niet alleen chaos, maar ook veel stress en helpt het bureau te organiseren.
Zodra je een opdracht of taak hebt voltooid, moet je alle bijbehorende documenten in de daarvoor bestemde mappen stoppen. Archiveer niet alles, maar vraag u af wat echt relevant is en wat teruggevonden kan worden indien nodig. Voor dingen die in de toekomst niet meer relevant zijn, is het zinvol om ze weg te doen. Bewaar alleen wat u echt nodig hebt om vooruitgang te boeken bij het organiseren van uw bureau.
Zodra u klaar bent met uw werkdag, moet u ook uw bureau opruimen. Zet taken die u nog niet heeft afgerond over naar de takenlijst voor de volgende dag en controleer uw agenda op belangrijke afspraken. Leg papieren en pennen op hun plaats. Een opgeruimd bureau verlaagt de volgende dag uw stressniveau en verhoogt de motivatie. Zo draagt u de avond tevoren al bij tot de organisatie van uw bureau voor de volgende dag.
In principe wordt altijd aanbevolen te werken volgens het Eisenhower-principe voor een succesvolle bureauorganisatie. Het basisidee hier is dat u zich altijd bewust moet zijn van welke taken belangrijk zijn en welke niet. Dit kan het beste gebeuren in een matrix:
- Belangrijke en dringende taken worden onmiddellijk uitgevoerd
- Belangrijke en niet-urgente taken worden gepland
- Onbelangrijke maar dringende taken worden gedelegeerd (indien mogelijk)
- Onbelangrijke en niet-urgente taken zijn meestal niet meer nodig
Met behulp van deze matrix kunnen taken duidelijk en gemakkelijk worden uitgevoerd. Je bureau organiseren is een kwestie van houding en motivatie. Waar wacht je op? Begin nu met het organiseren van uw bureau!
